Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est HealthLink Solutions Sàrl, exploitant les services We4Care®, sis Chemin des Mines 15, 1202 Genève, Suisse.

E-mail général : contact@we4care.ch
E-mail dédié à la confidentialité et à la protection des données : privacy@we4care.ch
Téléphone : +41 22 910 14 14

2. Champ d'application

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont We4Care collecte, utilise, conserve, protège et partage les données personnelles dans le cadre de son site internet, de sa plateforme numérique, de ses échanges en ligne et de ses prestations d'accompagnement à distance.

Elle s'applique aux utilisateurs situés en Suisse et à l'étranger, y compris dans l'Union européenne, lorsque les services We4Care leur sont proposés ou fournis en ligne. Certaines règles locales impératives peuvent s'appliquer selon le pays de résidence ou de localisation de l'utilisateur.

3. Catégories de données traitées

Selon la situation et les services demandés, We4Care peut traiter les catégories de données suivantes :

• données d'identification : nom, prénom, date de naissance, adresse, nationalité le cas échéant ;
• données de contact : e-mail, téléphone, adresse postale, langue de communication ;
• données de compte : identifiants, préférences, journaux de connexion, droits d'accès ;
• données administratives : assurance, mandant, représentant, informations de facturation ;
• données relatives à la santé déclarées par l'utilisateur : pathologie, symptômes, traitements, rendez-vous, hospitalisations, professionnels impliqués, difficultés rencontrées ;
• données sociales, familiales ou organisationnelles : situation de vie, proche aidance, ressources disponibles, besoins d'aide ;
• documents transmis volontairement : rapports, ordonnances, courriers, plans de traitement, documents administratifs ;
• échanges et notes nécessaires au suivi de l'accompagnement ;
• données techniques : adresse IP, navigateur, appareil, logs, cookies ou traceurs selon les outils utilisés ;
• données de paiement, traitées principalement par les prestataires de paiement lorsque ceux-ci sont utilisés.

We4Care ne collecte que les données utiles, nécessaires et proportionnées aux finalités poursuivies.

4. Données sensibles, notamment données de santé

Certaines données traitées dans le cadre des services We4Care peuvent constituer des données sensibles, notamment des données relatives à la santé. Ces données font l'objet d'une protection renforcée.

Le traitement de données de santé repose notamment sur le consentement explicite de la personne concernée, ou sur une autre base appropriée prévue par le droit applicable, par exemple lorsque l'utilisateur agit comme représentant légal ou dans un cadre d'autorisation valable.

Un consentement spécifique peut être demandé au moyen d'une déclaration séparée pour le traitement et le partage des données de santé.

5. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• répondre aux demandes d'information et organiser les premiers échanges ;
• créer et gérer un compte utilisateur ou un espace partagé ;
• comprendre la situation et les besoins de la personne concernée ;
• proposer une orientation adaptée ;
• aider à organiser les informations utiles au parcours ;
• préparer des synthèses, plans de coordination ou documents de suivi ;
• faciliter les échanges avec les professionnels ou partenaires désignés ;
• assurer la continuité de l'accompagnement ;
• gérer les offres, devis, contrats, factures et paiements ;
• sécuriser le site, la plateforme, les comptes et les accès ;
• respecter les obligations légales, contractuelles, comptables, fiscales ou de preuve ;
• améliorer les services, sous réserve d'anonymisation ou d'une base juridique appropriée ;
• envoyer des communications d'information ou de newsletter lorsque l'utilisateur y a consenti ou lorsque le droit applicable le permet.

Les données de santé ne sont pas utilisées à des fins commerciales sans consentement séparé et explicite.

6. Bases juridiques

Selon le contexte, les traitements peuvent reposer sur :

• l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• le consentement, notamment pour certaines données de santé ou certains partages d'informations ;
• l'intérêt légitime de We4Care à gérer et sécuriser ses services, répondre aux demandes, prévenir les abus et établir la preuve de ses échanges ;
• le respect d'obligations légales, comptables, fiscales ou réglementaires ;
• l'intérêt vital de la personne dans des situations exceptionnelles prévues par le droit applicable, sous réserve de validation juridique.

7. Services en ligne et transfert international vers la Suisse

Les services We4Care étant fournis en ligne, des données peuvent être transmises depuis le pays de résidence ou de localisation de l'utilisateur vers la Suisse, où We4Care est établie.

Lorsque l'utilisateur se trouve dans l'Union européenne, l'Espace économique européen, le Royaume-Uni ou un autre pays disposant de règles spécifiques, We4Care veille à mettre en place, lorsque nécessaire, des garanties appropriées pour les transferts internationaux, notamment des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques adaptées.

Les modalités exactes de transfert, d'hébergement et de sous-traitance devront être précisées en fonction de l'architecture technique effectivement utilisée.

8. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs missions, aux personnes autorisées intervenant pour We4Care, tenues à une obligation de confidentialité.

Elles peuvent également être partagées avec :

• les prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site, de la plateforme, de l'hébergement, de la messagerie, de la visioconférence, de la facturation ou du paiement ;
• les professionnels, institutions, associations, partenaires ou ressources désignés par l'utilisateur ou la personne concernée ;
• les tiers payeurs ou assurances uniquement lorsque l'utilisateur le demande, l'autorise ou lorsqu'un accord spécifique existe ;
• les autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

Le partage d'informations de santé avec des tiers est limité à ce qui est nécessaire et utile à la finalité convenue et, lorsque requis, soumis à un consentement spécifique.

9. Sous-traitants

We4Care peut recourir à des sous-traitants techniques pour l'hébergement, la maintenance, la sécurité, l'e-mail, la visioconférence, les paiements, la signature électronique, la gestion de la relation client ou d'autres fonctions nécessaires.

We4Care veille à sélectionner des prestataires offrant des garanties appropriées en matière de sécurité, confidentialité et protection des données. Des contrats ou engagements adaptés sont mis en place lorsque requis par le droit applicable.

10. Hébergement et sécurité

We4Care met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'usage abusif.

• contrôle des accès ;
• authentification des utilisateurs ;
• gestion des droits d'accès ;
• chiffrement ou mesures équivalentes lorsque cela est approprié ;
• journalisation technique ;
• sauvegardes et mesures de continuité ;
• confidentialité contractuelle des personnes autorisées ;
• revue régulière des mesures de sécurité.

Les mesures exactes dépendent de l'état de la technique, des risques, de la nature des données et de l'architecture de la plateforme.

11. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, notamment pendant la durée de l'accompagnement, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales, contractuelles, comptables, fiscales ou de preuve applicables.

À l'issue de cette période, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée. Les durées précises pourront être définies dans une politique interne de conservation des données à valider juridiquement.

12. Droits des personnes concernées

Sous réserve des limites prévues par le droit applicable, la personne concernée peut demander :

• l'accès à ses données ;
• la rectification de données inexactes ;
• la suppression de données lorsque cela est possible ;
• la limitation du traitement ;
• la portabilité des données lorsque le droit applicable le prévoit ;
• l'opposition à certains traitements ;
• le retrait de son consentement ;
• des informations sur les destinataires ou catégories de destinataires.

Les demandes peuvent être adressées à : privacy@we4care.ch.

We4Care peut demander des informations complémentaires afin de vérifier l'identité de la personne et de traiter la demande de manière sécurisée.

13. Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Le retrait du consentement peut limiter ou empêcher la poursuite de l'accompagnement lorsque les données concernées sont nécessaires au service demandé.

14. Mineurs et personnes représentées

Les services We4Care sont destinés aux personnes âgées de 16 ans révolus et plus. Pour les personnes de moins de 16 ans, ou pour toute personne qui n'est pas en mesure de consentir seule, le traitement des données doit être autorisé par un représentant légal ou une personne disposant d'un droit de représentation approprié, sous réserve des règles impératives applicables.

15. Cookies et traceurs

Le site We4Care peut utiliser des cookies ou technologies similaires pour permettre le fonctionnement du site, sécuriser les accès, mesurer l'audience ou améliorer l'expérience utilisateur.

Lorsque requis par le droit applicable, les cookies non strictement nécessaires sont soumis au consentement de l'utilisateur. Les informations détaillées sur les cookies utilisés devront être précisées dans un bandeau ou une politique cookies dédiés, selon les outils effectivement déployés.

16. Newsletter et communications

We4Care ou HealthLink Solutions peuvent adresser des communications d'information, invitations, actualités ou newsletters lorsque l'utilisateur y a consenti ou lorsque le droit applicable le permet.

L'utilisateur peut se désinscrire à tout moment au moyen du lien prévu à cet effet ou en contactant We4Care.

17. Décision automatisée

We4Care ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou significatifs sur l'utilisateur sur la seule base d'un traitement automatisé, sauf information spécifique contraire et base juridique appropriée.

18. Réclamations

Pour toute question ou réclamation relative aux données personnelles, l'utilisateur peut contacter We4Care à l'adresse : privacy@we4care.ch.

Selon le droit applicable, l'utilisateur peut également s'adresser à l'autorité de protection des données compétente, notamment en Suisse au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, ou à l'autorité compétente de son pays de résidence.

19. Modification de la Politique de confidentialité

We4Care peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de l'évolution de ses services, de ses outils, de ses sous-traitants, de son organisation ou du droit applicable. En cas de modification importante, We4Care informe les utilisateurs par tout moyen approprié.

20. Droit applicable

La présente Politique est soumise au droit suisse, sous réserve des règles impératives applicables en matière de protection des données dans le pays de résidence ou de localisation de la personne concernée.